Continuons notre analyse pour déterminer le niveau de maturité de la fonction achats.
Aujourd'hui nous allons nous concentrer sur la maturité du processus achats qui correspond en quelque sorte aux fondations de la maturité.
Si le processus Achats n'est pas au niveau, les acheteurs n'auront aucune légitimité pour évoluer et de même l'intérêt d'indicateurs évolués sera très limité car la fonction Achats ne sera pas légitime pour ses actions d'ordre plus stratégique pour la société.
Si vous ne les avez pas déjà lu, je vous invite à lire les premiers articles de cette série :
Fonction Achats : les niveaux de maturité
Les 5 niveaux de maturité du métier d'acheteur
Les 6 niveaux de maturité de la mesure de la performance des achats
Les 5 niveaux de maturité de l'organisation Achats
La maturité du processus Achats
Focalisons nous maintenant sur les différents niveaux que peut atteindre un processus Achats.
Niveau 1 : aucun processus
Aucun processus spécifique aux achats n'existe. Les seuls processus existant traitent uniquement des aspect purement approvisionnements et comptables.
Niveau 2 : Processus Achats
La fonction achat est maintenant intégrée dans les processus de la société. Il est clairement défini une responsabilité de négociation aux acheteurs.
Ce processus est souvent simplifié à l'extrême en partant d'un demandeur qui exprime son besoin à la fonction achat qui négocie et contractualise au mieux selon le besoin.
Niveau 3 : Critique des spécifications et processus complet du besoin à la signature
A ce niveau, le processus achat doit spécifier très clairement toutes les entrées qui sont fournies à la fonction achats. Il est clairement établi que l'acheteur est le client de celles-ci et qu'en conséquence, il peut les critiquer voir les refuser. Nous noterons par exemple, en fonction des contextes, cahier des charges fonctionnelles, spécification du besoin, cahier des charges techniques, planning de projet objectif financier…
Les responsabilités des différents intervenants dans le processus sont également établis. on notera :
1. établissement du besoin
2. validation du besoin
3. négociation
4. contractualisation
5. signature
Niveau 4 : Marketing achats
A ce niveau, les processus ne définissent plus seulement comment aboutir à un acte d'achat. ils vont plus loin. ils vont définir les processus liés au marketing achats c'est à dire à la définition des partenaires en ayant une vision plus long terme et plus seulement au cas par cas.
Les processus inclus aussi la négociation de contrats cadre ou de contrats long terme avec des partenaires.
La mesure de la performance des fournisseurs est également mise en place en partenariat avec la direction qualité.
Les indicateurs de niveau de qualité et de suivi des performances de livraison sont maintenant partagés avec la direction des achats.
Niveau 5 : Intervention stratégique reconnue
Au final, les processus achats sont maintenant en parfaite adéquation avec la stratégie de la société et surtout, ils définissent le rôle des achats dans la stratégie de la société.
Il est clairement défini qu'une politique achat doit être construite en fonction des objectifs de la société à moyen et long terme.
Les processus définiront très clairement l'intervention de la fonction achat en amont et pour du long terme.
ils incluent par exemple la définition de plans stratégiques avec des fournisseurs, et de panels validés et partagés avec l'ensemble de la société.
Dites moi en commentaire où vous en êtes et surtout n'hésitez pas à commenter si vos processus inclus le traitement de responsabilités que je n'ai pas citées.