Dans l’article « Processus Achats. Du besoin à la commande. Ce n'est pas qu'une responsabilité d'acheteur. » https://www.blazik-negociation.com/post/processus-achats-besoin-%C3%A0-commande
J’avais commencé une critique du processus achats et de ses 6 étapes :
1. la définition du besoin,
2. la recherche de fournisseurs,
3. le lancement d'appels d'offres,
4. l’analyse des offre,
5. la négociation, et
6. la contractualisation sous forme de contrat ou de commande.
J’avais précisé sans rentrer dans le détail que je trouvais cette vision des choses très académique voir simpliste et je profite de ce nouvel article pour donner quelques explications sur le sujet.
La raison majeure est qu’une vision unique de ce processus amène souvent à un processus inadapté à des réalités diverses, multiples et complexes.
Les Enjeux
Très clairement les enjeux Achats sont très variables.
Rien que pour les enjeux financiers un classement ABC voir ABCD génère une approche nécessairement différente.
Mais au-delà des enjeux financiers, il ne faut pas oublier les autres enjeux :
- Risques sur la production,
- Risques sur les personnes,
- Aspects réglementaires et légaux,
- Risques RSE...
Une réponse unique ?
Ne jouons pas sur les mots. Je considère le processus comme unique si la procédure est unique sans possibilité de s’adapter aux enjeux. Dans les autres cas, je considère la réponse comme multiple qu’elle soit dans le cadre d’une seule procédure achats ou dans plusieurs procédures achats. Ici ce n’est qu’un choix de présentation !
Dans le cas d’un processus unique, il y a deux possibilités :
La première est d’avoir une procédure très lourde qui va adresser tous les cas. Et on comprend bien que dans ce cas le processus sera inefficient et consommateur de ressources.
La seconde un processus qui ne couvre pas tous les cas et qui va donc générer du risque lorsque les enjeux sont importants.
Reprenons chacun des enjeux pour étudier quelle variabilité il devrait amener dans le processus.
Mais les enjeux ne sont pas la seule clé pour définir un processus achats.
Il faut aussi prendre en compte des paramètres sur la typologie des achats.
Les enjeux financiers
Lorsque que l’on commence à prendre conscience qu’une différenciation est nécessaire dans un processus achats, les enjeux financiers sont bien souvent les premiers pris en compte.
En effet, lorsque l’on prend conscience qu’un acte d’achat coûte dans la majorité des cas plus de 150 EUR, on comprend vite que l’on ne peut pas se permettre de traiter de la même manière un achat qui vaut 10 EUR ou un achat de plusieurs millions.
Clairement l’appel d’offres formel ne fait aucun sens pour un traitement au cas par cas sur les classes C et D.
Pour un enjeu financier faible ou moyen et une typologie non récurrente, l’efficience poussera à rapprocher le processus achats d’un processus approvisionnement simplifié au maximum où l’on ne gaspillera pas de temps à négocier quitte à payer plus cher.
Pour une typologie récurrente, l’optimum consistera surtout à faire une contractualisation cadre très simple et surtout très facilement acceptable d’un point de vue juridique.
Pour des enjeux très important, il faudra certainement sortir d’un cadre de contractualisation standard pour avoir une couverture adaptée à l’enjeu.
Le risque sur la production
Une des meilleurs approche des risques sur la production est basée sur la typologie des achats.
En première approche, une séparation achats de production et achats hors production amène souvent des différences majeures sur le processus essentiellement sur la qualification des produits achetés et des fournisseurs.
Pour aller plus loin, la mise en place d’une approche avec une analyse et un classement des pièces en fonction de leur criticité est une bonne idée.
Risque sur les personnes
Je suis clairement un adepte de l’évaluation des risques et plus encore lorsque cela concerne des personnes donc bien évidement dès qu’un soupçon de risque est identifié, il faut absolument mettre en œuvre des processus spécifiques d’évaluation des risques de manière formelle.
Souvent vue comme une perte de temps, ces processus deviennent salvateurs aussi bien en interne lorsque un accident survient mais aussi parfois vis-à-vis de la justice. Un accident peut toujours arriver et c’est malheureux. Mais si ces accidents auraient pu être évités, c’est préjudiciable.
Aspects réglementaires et légaux
Il existe bien des achats qui sont contraints par des aspects réglementaires et légaux. Norme d’hygiène pour l’alimentaire, normes médicales, normes liées à des produits chimiques mais également dans un autre domaine réglementations liées aux restrictions d’exportation.
A vous des définir les typologies en fonction de vos activités qui permettront de faire un tri rapide et fiable.
Pratiquement tout le monde dans son domaine doit faire face à des réglementations qui lui sont propres pouvant impacter plus ou moins profondément le processus achats.
Gérer tous les achats avec ces contraintes : Tout simplement un non-sens.
Risque RSE
Pour éviter les risques RSE, il faut souvent mettre en place des contraintes contractuelles et des contrôles.
Mais tous ces risques ne doivent pas être traités de la même manière en fonction de la typologie d’achats.
Quels est le risque sur le travail des enfants pour des prestataires dans vos locaux pour des développement en R&D ?
Quels sont les risques concernant l’Export Control si vous n’exportez pas ?
Quels sont les risques concernant les minéraux du conflits si vous ne fournissez ou achetez que des services ?
Alors oui pour des raisons d’homogénéisation des process, ce n’est pas forcément un problème de laisser quelques clauses dans un contrat en revanche perdre du temps à obtenir des certificat sur l’honneur ou autre signature de chartre particulière, là je dis non.
Un processus Achats avec de multiples facettes
Au-delà du fait de jouer sur les mots d’avoir un ou plusieurs processus achats, l’objectif de cette démonstration était de faire ressortir qu’un processus achats trop rigide n’impliquant aucune adaptation à l’environnement achats est une hérésie.
Le ou les processus achats doivent pouvoir s’adapter aux contraintes tout simplement pour être efficace et efficient.
Alors oui, ca demande un effort de rédaction, mais n’oubliez pas que tout non-respect de votre processus vous vaudra au mieux une non-conformité en audit même si professionnellement c’est parfaitement justifié.
Alors prenez le temps, d’écrire vos processus avec les personnes responsables de la qualité au sein de votre société. Je ne connais pas de qualiticien, qui serait à même de refuser une démarche construite et sérieuse même si celle-ci va leur générer plus de travail pour vous et pour eux.