Processus Achats. Du besoin à la commande. Ce n'est pas qu'une responsabilité d'acheteur.

Acheteurs, responsables achats, combien de fois vous a-t-on déjà pris à partie pour un retard de livraison pour lequel vous n'aviez aucune responsabilité.

C'est bien parce que ça arrive à tous que j'écris ce poste.

Reprenons les différentes phases du processus achat:

1. la définition du besoin,

2. la recherche de fournisseurs,

3. le lancement d'appels d'offres,

4. l’analyse des offres,

5. la négociation, et

6. la contractualisation sous forme de contrat ou de commande.

Critique du processus achats

Cette vision des choses est très académique voir simpliste. Elle représente peut-être un but à la mise en place du processus achat certainement nécessaire pour tous les achats d'importance mais certainement pas une réalité pour l'ensemble des achats réalisés !

Il est clair que dans le cadre d'une société où la fonction achats est mâture l'acheteur interviendra très en amont dès la définition du besoin et suivra toutes les étapes.

Mais qui peut nous dire qu'il est certain qu'il maîtrise l'intégralité des demandes dès l'étape de la définition du besoin ? Et est-ce réellement une nécessité, lorsque l'on pense à tous les achats de classe C par exemple ?

En revanche, si nous acceptons de nous dire la vérité, Je pense réellement que dans la majorité des cas, les achats interviennent uniquement à l'étape de négociation. Les prescripteurs ont bien souvent réalisé les étapes de la définition du besoin à l'analyse des offres de leur côté sans en faire part aux achats.

Prescription

Seulement voilà, il y a la fonction du prescripteur ou son organisation et le prescripteur lui-même. En effet il ne suffit pas que le prescripteur ait fini son dossier et qu'il le transmette aux achats. Bien souvent l'organisation du prescripteur a un processus de validation du besoin qui peut prendre plus ou moins de temps en fonction de l'enjeu.

Cette validation comprendra une validation technique souvent faites par la hiérarchie du prescripteur et une validation financière qui pourra être faite par le contrôle de gestion, ce qui prendra un temps variable en fonction du processus et des enjeux. En attendant l'acheteur n'a toujours pas le dossier !

Et généralement, si le prescripteur a bien fait son travail, il a défini une date de besoin...

Intervention de l’acheteur

Une fois que l'acheteur aura pris connaissance du dossier, il pourra enfin intervenir. Le temps qu'il lui reste sera défini par la date de besoin.

Dans le meilleur des cas pour des achats à forts enjeux, il interviendra au niveau de la phase 1 en ayant une vision critique du besoin. Mais dans le pire des cas, son rôle consistera uniquement à contractualiser ce que le prescripteur a prévu. Espérons que ce ne soit que pour des achats à faible enjeu.

À cette étape, généralement l'acheteur fera tout son possible pour être capable de répondre aux besoins à la date voulue.

En quelque sorte, le temps disponible pour faire son travail va être une variable d'ajustement. En plus d'être dans une position inconfortable et qui ne permet pas de faire correctement son travail, les résultats des négociations s'en trouvent impactés.

Malheureusement dans bien des cas, il n'est même plus possible pour l'acheteur de répondre aux besoins dans les délais demandés.

Parfois même, le dossier lui parvient après la date de besoin !

Parfois, il n'existe pas de solution évidente au besoin et la recherche de solutions est elle-même longue.

Parfois, l'acheteur est obligé de faire une contractualisation complexe qui nécessite une négociation longue.

Le seul moyen de gagner du temps est de bâcler la négociation ! Ce qui n'est vraiment pas une bonne chose à la fois pour les résultats financiers de la société et également pour sa sécurité juridique.

Validation du contrat

Malheureusement ce n'est pas fini. Une fois que l'acheteur a fini son travail, le contrat ou la commande doit être validé et est soumis à un processus de validation qui en fonction de l'enjeu peut-être hors de contrôle de la fonction achat. Nous pouvons trouver dans ce processus de validation à nouveau les prescripteurs, la direction financière, la direction des achats et la direction générale. Et toutes ces étapes de validation peuvent demander des explications et un temps certain !

En attendant le prescripteur n'a souvent pas conscience de tout cela et attends sa livraison. Et bien sûr ce prescripteur relance l'acheteur. il va il va lui demander d'intervenir et de faire le nécessaire auprès du fournisseur pour accélérer la livraison ce qui mettra l'acheteur dans une position délicate vis-à-vis du fournisseur mais également lui fera perdre du temps qu'il ne passera pas sur les dossiers des autres prescripteurs.

Une Solution ?

Évidemment si j'écris cet article c'est que j'estime qu'il y a des solutions à mettre en place pour que la direction des achats ne soit pas en difficulté. Malheureusement dans ces solutions, il n'y a rien de simple et d'immédiat.

La première des solutions consiste à former l'ensemble des prescripteurs au processus achats.

La mise en place de cette solution permettra aux prescripteurs de tenir compte du délais moyen lié au processus achat et de l’intégrer dans leur gestion de projet.

La 2ème solution consiste à intégrer la direction des achats très en amont. Dès le lancement d'un nouveau projet ou de la réception d'une commande cliente importante dans le cadre d'un produit sur mesure et mieux encore dans les appels d'offres des clients. Toutes les contraintes Achats pourront donc être prise en compte dès le démarrage des projets.

Conclusion

Rien de magique dans ces solutions. Un changement de culture profond qui nécessite une implication de la direction des achats forte ainsi que le soutien de la direction générale.

Mais leur mise en place impliquera une montée en maturité et une forte hausse des résultats de la direction des achats.