Comprendre la structure des coûts d'une commande d'achats est essentiel pour une gestion efficace des achats et la compréhension de leur structure permet de mieux les maîtriser. C'est pourquoi il est important de passer en revue les différents types de coûts pour en prendre conscience et pouvoir appréhender les méthodes pour les réduire.
Les différents coûts d'une commande d'achats
Les coûts d'une commande d'achats peuvent être divisés en deux catégories : les coûts directs et les coûts indirects.
Coûts directs
Les coûts directs sont ceux qui sont directement liés à l'achat de produits ou de services, et comprennent notamment :
Bien évidemment le prix d'achat qui lorsque la maturité achats est faible est le seul sur lequel on se focalise mais aussi les frais de transport liés à l'acheminement des produits ou des services achetés. Ces coûts peuvent varier considérablement en fonction de la distance, du mode de transport, de la quantité et de la nature des produits transportés.
Si les produits ou les services achetés sont importés depuis un pays étranger, il peut y avoir des frais de douane à payer et certaines taxes peuvent être ajoutées, telles que la TVA, si elle n’est pas récupérable ou toute autre taxe imaginable. Ces coûts peuvent varier selon les lois et les réglementations en vigueur dans chaque pays.
Ces coûts directs sont le domaine de l’acheteur et ils doivent parfaitement être appréhendés dans la comparaison des offres de fournisseurs car même si certains de ses coûts ne sont pas négociables comme les taxes, ils peuvent influencer le choix d’un fournisseur.
Coûts indirects
Outre les coûts directs, il y a également des coûts indirects qui peuvent influencer la structure des coûts d'une commande d'achats. Ces coûts sont souvent moins évidents, mais peuvent néanmoins avoir un impact significatif. Parmi eux, on peut notamment citer :
Une fois que les produits ou les services ont été livrés, ils doivent être stockés jusqu'à ce qu'ils soient utilisés ou vendus. Ces coûts comprennent notamment les coûts de location ou d'achat d'espace de stockage, les coûts de surveillance et de sécurité, et les coûts de gestion des stocks.
Les coûts de manutention peuvent inclure les coûts de chargement et de déchargement des produits, les coûts de triage et de traitement des produits, et les coûts de préparation des produits pour la livraison ou l'utilisation.
Les coûts d'assurance : pour protéger l'entreprise contre les pertes et les dommages éventuels, il peut être nécessaire de souscrire une assurance pour les produits stockés ou en transit.
Les coûts de financement et frais de change : si l'entreprise doit emprunter de l'argent pour financer l'achat de produits ou de services, elle devra également prendre en compte les coûts de financement, tels que les intérêts et les frais de dossier. Il faut également considérer les frais de change en plus de l’incertitude sur l’évolution des devises.
Bien que la majorité des coûts indirects ne relèvent pas de la responsabilité des achats mais plutôt de la supply chain ou de la finance, il ne faut pas oublier que la négociation de l’acheteur peut quand même avoir un impact important. Par exemple la négociation, de stocks tampons non livrés ou de livraisons cadencées vont avoir un impact sur les coûts de stockage et le besoin de cash. Il est donc important que l’acheteur les ait à l’esprit lorsqu’il négocie un contrat.
Et n’oublions pas également les coûts liés à la structure et aux processus Achats qui sont du domaine de la fonction achats mais pas de l’acheteur. Ici le principal levier d’économie sera l’efficience du processus.
Conclusion
Comprendre la structure des coûts d'une commande d'achats primordial pour réduire les coûts. Les principaux leviers d’économie à mettre en œuvre sont de plusieurs ordres :
- Négociation commerciale complète et pas uniquement sur le prix,
- Optimisation de la supply chain,
- Optimiser la politique Achats en lien avec la direction financière,
- Et l’optimisation des processus Achats.