Au cours de mon dernier article "Un processus de contractualisation inefficace" nous avons vu que le processus de création d'un contrat peut générer un certain nombre de freins à la contractualisation qui sont :
Processus de validation et de signature pouvant être long et pouvant être incompatible avec les délais opérationnels ,
Contrat long et difficile à adapter au besoin,
Négociation contractuelle longue avec des clauses juridiques pas toujours très bien maîtrisées par les négociateurs avec de multiples aller-retours,
Le besoin de faire appel à des spécialistes du droit pour intervenir dans la négociation,
Relecture longue par de multiple personnes.
Une approche lean de tous ces problèmes nous permet de grandement réduire ces freins et d'avoir un impact majeur sur le taux de contractualisation.
Commençons par analyser ces problèmes en les identifiant et les catégorisant :
Les problèmes endogènes :
Pertes de temps liés aux modèles de contrats
La perte de temps liée aux modèles vient essentiellement de l'inadaptation des modèles aux besoins. Les modèles imposés par le processus aux négociateurs peuvent être inadaptés à certains besoins et nécessitent donc systématiquement des modifications importantes.
A contrario un nombre trop important de modèles peut créer la confusion au moment du choix et des erreurs dans le choix si le négociateur n'est pas au fait des différences et de leur raison d'être.
L'absence de mise à jour des modèle peut également générer un nombre important de modifications qui auraient pu être évitées. C'est typiquement le cas lors d'une modification du cadre réglementaire qui impose une rédaction différente d'une clause et que le modèle n'est pas mis à jour. Chaque négociateur doit faire la mise à jour de son coté pour chacun de ses contrats.
Des clauses très favorables à votre partie qui ont toutes les chances d'être rejetées vont forcément générer des remarques et donc du temps de négociation. Comme elle ne sont pas équilibrée, ces clauses vont dans la majorité des cas être retirées et la seule chose qu'elles auront permis est une perte importante de temps.
Pertes de temps liés au processus de validation et de relecture
La relecture systématique de toutes les clauses juridiques du contrat par l'ensemble des relecteurs et valideurs génère une perte de temps très importante surtout lorsque l'on pense que dans la majorité des cas lorsque l'on travaille à partir d'un modèle au moins 80% du contrat est inchangé et qu'en moyenne un contrat d'achat utilisé dans l'industrie fait 20 pages.
Il est facile de comprendre que faire relire et valider un contrat (nécessairement toujours un peu long) à un nombre important de personnes est inadapté si les enjeux financiers et les risques sont faibles.
Les problèmes exogènes :
Pertes de temps sur la négociation de clauses juridiques
La principale perte de temps dans la négociation des clauses juridiques se trouve principalement sur les clauses où les négociateurs principaux eux-mêmes n'ont pas la main et doivent faire appel à leurs juristes/avocats respectifs pour qu'ils se mettent d'accord. Le fait de faire appel à d'autres négociateurs sur des points particuliers va réellement créer des latences dans la négociation qui vont se traduire par un fort allongement du délai nécessaire à la négociation.
Les allers-retours entre les parties sont également un facteur très important de perte de temps. Il faut considérer chaque échange comme une perte car chaque échange nécessitera une analyse et une réponse.
Les conséquences de la perte de temps :
Nous avons vu que toutes les conséquences d'un mauvais processus de contractualisation est une perte de temps mais derrière cette perte de temps il y a en fait deux types de pertes :
Le temps c'est de l'argent. Mais lequel ? Et combien ?
Une perte de temps de travail. C'est en fait du temps de travail généré par la non qualité du processus qui se traduit directement en valeur en fonction du coût des heures de travail des personnes intervenant sur le contrat.
Un allongement des délais de traitement du processus liés aux échanges et à la disponibilité des négociateurs, relecteurs, valideurs et signataires. Ce délai généré va avoir un impact opérationnel direct. Le chiffrage de cette non-qualité sera plus complexe et dépendra de chaque projet. Il pourra être nul si on a pu anticiper ou dramatique s'il mène à l'échec d'un projet complet.