La réponse à cette question me semblait tellement évidente que je n'avais pas prévu d'écrire ce post. En fait je me suis aperçu que ce n'était pas vraiment le cas.
Je pourrais simplement répondre à cette question en écrivant que vous allez gagner du temps et clairement c'est le cas, mais en fait pas seulement.
Bien sur établir un modèle de contrat n'est pas quelque chose d'anodin, et sa mise en place et son écriture devraient être prises avec le plus grand sérieux en faisant intervenir des professionnels des différents métiers impactés :
Acheteur ou Commercial,
Juriste ou avocat,
Représentant de la supply chain,
Qualiticien
Par principe les modèles de contrats vont être massivement réutilisés, il faut donc qu'ils soient écrits avec la plus grande attention et qu'ils soient en adéquation avec les processus et les politiques de la société.
Pour la suite de cet article, je vais donc considérer que les modèles de contrats ont été faits correctement.
Des gains de temps
Il semble évident que la mise en place de modèles fait gagner du temps mais détaillons ces gains de temps :
A défaut de modèle, généralement l'écriture d'un nouveau contrat est faite en partant d'un ancien contrat en le choisissant aussi proche que la cible visée. La première étape de cette écriture est donc une dépersonnalisation du contrat, où il faudra enlever les références à l'ancien partenaire, supprimer les annexes, et effacer l'objet, et les attendus.
A partir de là, il faudra adapter le contrat au besoin, et rédiger de nouvelles clauses.
Un autre axe de gain de temps correspond au temps passé à la relecture, la validation et la signature du contrat.
Ne pas repartir d'un modèle de contrat connu va impliquer une multitude de formes et de différences au niveau des contrats réalisés. Les contrats obtenus devront donc systématiquement être entièrement revus lors de la validation, par les validateurs et le signataire. En revanche avec l'utilisation d'un modèle de contrat, une grande partie du document sera déjà connu des intervenants et aura déjà été validé de manière très sérieuse et ne sera donc pas remis en question. Il ne restera à valider que la partie du contrat qui aura été personnalisée pour répondre au besoin.
Il faut également avoir en tête, qu'au delà du temps passé que vous allez gagner, vous aller éviter un certain nombre d'échanges entre rédacteur, partenaires, et les autres services de votre société. La signature du contrat pourra donc se faire plus vite et vous gagnerez du temps sur vos projets.
Une sécurité accrue
Le fait de repartir de contrats déjà négociés pour en écrire de nouveaux implique qu'un certains nombre de clauses ont déjà été modifiées par la négociation. Leur rédaction n'est déjà donc plus l'optimum. A moins d'avoir un suivi des versions très pointues, il me parait difficile voir impossible de pouvoir remettre en état toutes les clauses modifiées. Un oubli ou une remise en état de moindre qualité impactera donc la sécurité juridique globale.
En partant, de modèles de contrats qui auront été validés sérieusement, vous aurez pu faire intervenir les autres fonctions de la société voir des experts extérieurs. La qualité globale de vos contrats n'en sera que meilleure. Les sujets juridiques pointus auront pu être traité en prenant le temps de se poser les bonnes questions. Les modalités d'exécutions logistiques du contrat seront bien mieux adaptés au fonctionnement réel de la société et de ses contraintes.
De plus avec des modèles de contrats le processus de contractualisation s'en trouve simplifié ce qui va induire une augmentation du taux de contractualisation impliquant une meilleure sécurité juridique globale.
La mise en place de modèles de contrats : Une opportunité
Il ne faut surtout pas voir voir la mise en place de modèles de contrats comme une contrainte mais comme une opportunité d'échanges entre les services. Chacun pourra présenter ses contraintes et les faire connaitre aux autres et elles peuvent être très variées. Par exemple :
Contraintes liées à la RSE,
Contraintes liées aux capacités de stockage,
Contraintes liées au cash flow,
Contraintes horaires de réception des marchandises,
Contraintes liées au fonctionnement de l'ERP,
Contraintes liées à la régulation des exportations,
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