Ce titre provocateur a surtout pour but de faire passer le message que l'établissement d'une stratégie achats est beaucoup plus importante que la négociation elle-même.
Alors même s'il ne faut pas abandonner toutes les techniques et bonnes pratiques de la négociation pensez avant tout à établir une stratégie Achats.
Pour éviter toute ambiguïté je définis :
Les techniques de négociations comme l'ensemble des techniques servant à améliorer une offre pour obtenir une baisse de prix, ou un service supplémentaire par exemple.
La stratégie Achats comme l'objectif de l'ensemble des techniques visant à faire le meilleur choix pour répondre à un besoin.
La politique Achats comme l'ensemble des objectifs généraux et règles à appliquer au niveau d'une direction des achats.
Dans cet article, je ne ferais pas référence à la politique Achats. Je précise juste qu'il est souhaitable que la stratégie Achats soit en conformité avec la politique Achats.
Pourquoi la stratégie des achats est-elle plus importante que la négociation ?
C'est très simple, il faut juste avoir en tête qu'une bonne négociation va en moyenne permettre une baise de prix comprise entre 5 et 10 %. Bien sûr ces chiffres ne sont que des approximations qui dépendent de manière très importante du secteur d'activité.
En revanche, la mise en place d'une stratégie achats va permettre de faire des économies de 10 à 90 % en utilisant des leviers assez différents de la négociation elle-même.
Comment mettre en place une stratégie des achats ?
En suivant 5 étapes pas toutes très simples si elles sont suivies sérieusement.
1) Connaitre son besoin
Ca peut paraitre idiot, mais bien souvent c'est très loin d'être une évidence car l'expression du besoin qui arrive à l'acheteur est bien souvent rempli de biais qui généralement sont issus du marketing de certains vendeurs qui travaillent particulièrement bien leur communication et nous fond croire que certaines caractéristiques, certains produits, ou certaines innovations sont de véritables besoins. Il est entendu que si ces commerciaux font bien leur travail, ils sont les seuls à avoir cet avantage.
La négociation finale n'es sera que plus difficile car vous aurez été pris dans un piège.
Ne vous coupez pas de l'innovation, mais surtout assurez vous correctement et avec méthodes que vous en tirerez un véritable avantage. A défaut ne prenez pas en compte ces caractéristiques qui ne font que réduire le champ des fournisseurs potentiels.
La meilleure chose à faire, dès que votre besoin commence à être un peu complexe est de faire ou d'imposer à vos demandeurs un cahier des charges fonctionnel.
2) Connaitre son marché
Une fois son besoin identifié, c'est le début du marketing Achats qui consiste à connaitre son marché.
Un marché désigne la rencontre d'une offre (proposée sous forme de produits ou de services par un certain nombre d'entreprises) et d'une demande (consommateurs particuliers ou professionnels).
La demande doit être solvable (pouvoir d'achat suffisamment élevé, prix adaptés), afin de permettre l'échange (un achat).
Un marché comprend 5 acteurs principaux : les clients, les producteurs, les distributeurs, les influenceurs et les régulateurs (législateur, organismes publics).
Connaitre son marché consiste donc à identifier un ensemble de marques concurrentes.
Ceci implique avant tout la définition de l'ensemble des marques ou des produits à prendre en compte dans toute analyse ainsi que leur positionnement respectif.
N'oubliez pas de réfléchir à ce que vous représentez dans ce marché. Ceci impactera la manière dont vous aborderez vos fournisseurs potentiels voir le type de fournisseurs que vous adresserez. (Fabricants et usines no-name, marques, grossistes ou distributeurs).
Cette partie est souvent la plus longue et la plus délaissée par la fonction achats. C'est une action de long terme qui n'a pas de résultat immédiat. Faire sérieusement une étude de marketing achats sur un marché peut représenter de 20 à 60 heures de travail répartis sur plusieurs mois. Mais clairement le jeu en vos la chandelle et le ROI est important. Cette étude servira de base avant d'établir une stratégie achats dans un domaine donné.
3) Etudier les solutions potentielles
Une fois votre marché connu et classifié, il ne vous reste plus qu'à en extraire les solutions ou fournisseurs les plus à même de répondre à votre problématique qui a été défini dans votre cahier des charges fonctionnel.
Etudier et comparer avec attention toutes les spécificités des fournisseurs sur le marché sur un plan positionnement tarifaire, solutions techniques, innovations...
4) Etablir son panel de fournisseurs
Pour établir votre panel, il faut avant tout connaitre et prendre en compte la fluidité au changement qui correspond à vos propres barrières à changer de solution à la fois en terme de temps et d'argent.
Identifier vos leviers de compétitivité pour les domaines impactés de votre société. Par exemple R&D, matières premières, fabrication...
Classer les fournisseurs du marché selon plusieurs axes qui sont les plus importants pour vous. Bien souvent on prend compétitivité financière et compétitivité technique, mais le meilleur choix sera celui qui est le plus pertinent pour vous.
En fonctions de ces paramètre, il ne vous restera plus qu'à attribuer un statut à vos fournisseurs. (Cible, maintenu, A évaluer, bloqué.)
Il ne vous reste plus qu'à faire valider formellement votre panel et surtout de communiquer dessus.
Si vous voulez qu'il soit plus accepté par les autres services, n'hésitez pas à travailler avec eux en amont dans le projet de construction de ce panel.
5) Lancer des négociations ou un appel d'offre
Maintenant vous pouvez enfin passer à l'étape suivante. Gérer vos appels d'offres en ne l'envoyant qu'aux fournisseurs cibles, à maintenir voir à évaluer.
La connaissance du marché vous aidera à jouer sur les bons leviers dans la négociation mais surtout avant même d'avoir commencé à négocier vous aurez certainement déjà fait un gain important en évitant de la sur qualité (prestation ou niveau d'exigence dont vous n'avez pas besoin).
Conclusion
Ce travail de fond est à faire lorsque les enjeux le justifient, et malgré le temps nécessaire, voir la difficulté à récupérer les informations, le ROI est bien souvent important.
J'ajouterai que dans un contexte ou les aspects compliance sont de plus en plus importants, il permet de justifier un choix et de le rendre incontestable.