Guide de l’entretien d’embauche du négociateur
Dernière mise à jour : 22 mai 2022
Vous recrutez un négociateur. Cet article est une boite à outils des questions à poser.
Vous recrutez et allez faire passer des entretiens d’embauche à des négociateurs commerciaux ou acheteurs et souhaitez quelques conseils pour préparer votre entretien et tester vos candidats. Voici quelques idées de questions sur le métier de négociateur. Cette liste est à adapter en fonction de votre contexte et chaque question doit être considérée comme une ouverture à une discussion plus approfondie.
Définition du métier
Une question ouverte du type « qu’est-ce qu’un acheteur ? » obligera le candidat à en donner une définition qui montrera clairement son niveau d’expérience.
Attention de bien s’assurer que le candidat va plus loin que la simple fiche de poste qu’il a pu avoir avec l’annonce.
Les points classiques indispensables pour un négociateur :
Négociation des prix et conditions
Négociation des contrats
Rédaction des contrats et textes de commande ou devis
Un négociateur de meilleur niveau devra y rajouter :
Etablir des relations commerciales de long terme
Proposer ou récupérer des innovations à son partenaire
Être force de proposition concernant les solutions techniques aussi bien de la part du commercial vis à vis du client que de l'acheteur vis à vis de sa propre organisation.
Pour un acheteur, établir des politiques achats par métier impliquant la mise en place de fournisseurs préférentiels à demander des exemples et suivre les indicateurs associés aux fournisseurs.
Pour un commercial, avoir une très bonne connaissance des marchés sur lequel il intervient.
N'hésitez pas à demander des informations sur un cas d’application avec la méthodologie appliquée.
Avec les points suivants, la réponse sera plus axée sur la logistique et démontrera un profil plus axé sur les approvisionnements ou l'assistanat commercial et le candidat ne correspondra pas à un profil de négociateur :
Relancer les fournisseurs, clients
Suivre les livraisons
Obtenir les AR
Etablir les commandes et les devis.
Cela ne veut pas dire qu'un négociateur ne doit pas le faire et j'aurais même tendance à le conseiller dans certains cas (devis très techniques ou commandes de prototypes) mais il faut bien comprendre que ce n'est pas le cœur de son métier. Si vous en étiez pas convaincu, il est urgent de recibler votre recherche de candidats pour éviter des déconvenues.
Compétences juridiques du négociateur
Le but n’est pas ici de vérifier que les candidats ont des compétences du niveau d’un juriste mais la négociation de contrats étant une part importante du négociateur (surtout à haut niveau), il est important de s’assurer que le candidat dispose des compétences de base du droit et surtout qu’il soit capable de connaitre ses limites.
Les questions clés sont :
Qu’est-ce qu’une commande ?
Une réponse indiquant qu’une commande est un contrat ne pourra pas être considérée comme exacte. La base est de comprendre que la commande n’est qu’une intention émise par l’acheteur.
La commande doit comprendre une partie (objet acheté) et une contre partie (le paiement) associé à des conditions d’exécution.
Cette question d’apparence simple permet de se faire une idée très rapidement du niveau du candidat et contrairement à ce que l’on peut penser, elle a tendance à déstabiliser les candidats et engendre un nombre de réponses médiocres assez important.
Quelles sont les conditions que doit contenir une commande ? Que dois définir un devis ?
L’exhaustivité de la réponse montrera le niveau de préparation du candidat ainsi que son niveau global.
Incoterms
Délais de paiement
Conditions de rétractation
Transfert de propriété
Condition d’acceptation
Pénalités de retard
Remboursement des coûts de non-qualité
…
Cette question pourra être complétée par une question du type, « En dehors du prix quelles clauses avez-vous l’habitude de réellement négocier dans votre précédente activité ? ».
Avec cette question, vous ferez vite le tri entre un négociateur de haut niveau et un négociateur débutant.
Qu’est-ce qu’un contrat ?
Le contrat est un accord valide entre 2 parties ou plus. Une commande acceptée devient donc un contrat.
La réponse indiquant que c’est un document sur lequel s’appuieront des commandes est donc une réponse fausse pour un professionnel des achats.
Il ne faut pas oublier que le contrat est formé par un accord entre acheteur et vendeur et pas nécessairement par un écrit formel.
Quelles sont les principales différences entre le droit Germano-romanique et la common law voir d’autres types de droit ?
Si le candidat n'est pas capable de définir les grands principes qui différencient ces 2 droits, il vaudra mieux ne pas le retenir dans le cadre d'un poste de négociateur international.
Compétences de négociation
En dehors du test de résistance à la pression, c’est assez difficile de juger ces compétences.
On pourra tout de même juger le comportement du candidat en entretien. Il devra être à l’aise et ne pas être impressionné, être assertif et ne pas être fuyant.
Quelques questions peuvent tout de même aider à appréhender les compétences du candidat :
Qu’est ce qui est le plus difficile à négocier ?
Je crois que toutes les réponses sauf le prix peuvent être considérées comme juste si elles sont étayées d’exemples.
Quelles méthodes ou techniques de négociation utilisez-vous ? et laquelle préférez-vous ?
Question ouverte qui aide à savoir si le candidat applique des méthodologies.
Une réponse est un grand minimum. Un acheteur expérimenté devrait appliquer 3 ou 4 approches différentes régulièrement. Par exemple :
Négociation par comparaison des offres
Etudes de marché
Enchères et enchères inversées ou utilisation d’autres outils
Proposer un partenariat de long terme : baisse de prix en échange de visibilité, voire d’engagements de l’acheteur
Faire appel après les avoir préparées à des personnes extérieures à la négociation, comme le prescripteur
Utilisation de l’ensemble des objets d’achats pour échanger (du délai ou des pénalités contre du prix par exemple)
La promesse (qui doit être tenue) d’étudier avec les prescripteurs l’éventuel achat d’autres produits ou pour un vendeur chercher à avoir d'autres ouvertures et chercher à obtenir des ouvertures de la part de son prospect.
…
Racontez-moi un succès et un échec de négociation
Il faudra s’attarder à étudier ce qui a fait le succès (méthode appliquée), et pour l’échec si le candidat a su apprendre de ses erreurs.
Résistance à la pression
Un négociateur va souvent être dans des positions difficiles où il faut savoir résister à la pression et continuer à amener des arguments.
On pourra par exemple contredire le candidat sur un point sur lequel il a incontestablement raison en amenant des arguments. Malgré le fait que ce soit un entretien d’embauche, il devra démontrer sa capacité à apporter des arguments et défendre son point de vue sans perdre son sang-froid. A l’issue de cette séquence, il est préférable de lui annoncer que cette partie était un test de mise en situation.
Le candidat qui se rangera tout de suite à votre opinion est à rejeter. Il aura montré son incapacité à défendre une position, ce qui ne lui permet pas d’être efficace en négociation ou de pouvoir défendre des idées de rupture.
Langue
Je vous invite à passer dans les langues de travail (anglais, ..) de manière impromptue et d'apprécier avec quelle vivacité votre candidat est capable de passer de l'un à l'autre. L'effet de surprise rend particulièrement difficile l'exercice.