4 Solutions simples
Lors de mon dernier article "Quels problèmes génèrent un processus de contractualisation inefficace ?" nous avons étudié les problèmes générés que l'on peut classer en deux grandes catégories :
Les problèmes générés par le modèle de contrat lui-même et
Les problèmes générés par le processus de contractualisation à proprement parlé.
Maintenant intéressons nous à 4 solutions relativement simples à mettre en œuvre issues d'une démarche lean :
Réorganiser ses modèles de contrats en 2 parties. Conditions générales et conditions particulières.
Séparer le modèle de contrat en deux parties permet de séparer ce qui est négociable mis en conditions particulières des clauses plus juridiques qui n'ont pas vocation à être négociées. Et si une de ces clauses devaient être refusée par l'autre partie, elle serait rédigée sous forme d'amendement dans les conditions particulières.
Les négociateurs des parties qui ne sont pas nécessairement des juristes et le sont même plutôt rarement ne peuvent qu'apprécier.
En effet, l'organisation du contrat séparera clairement ce qui est de leur domaine de responsabilité de ce qui est du domaine de responsabilité des juristes. Le travail de négociation peut donc se faire en parallèle avec les couples acheteur/commercial et juriste/juriste.
Pour la partie émettrice refuser toutes modifications dans les conditions générales pour les appliquer uniquement dans les conditions particulières sera d'un énorme avantage en relecture et validation. Cette partie pourra être reprise du modèle et non échanges entre les parties, ce qui garanti l'absence de modification faite discrètement ou malicieusement pour ne pas dire plus.
Cette façon de faire supprimera également toutes relecture de la partie conditions générales et franchement relire des dizaines de fois les même clauses ce n'est passionnant pour personne !
Normalement, le processus de validation et de relecture n'en sera que plus rapide et les équipes de juristes seront plus disponible pour du vrai travail à valeur ajoutée et pourront être plus présent dans les négociations complexes.
Faire des modèles de contrats plus équilibrés
Au début de ma carrière de négociateur, une chose m'énervait sensiblement. J'avais de super modèles de contrat (en une seule partie) juridiquement très bien écrit mais relativement déséquilibrés. Ces modèles étaient donc des bonnes bases pour négocier de gros contrats à forts enjeux car de par leur écriture tout était à négocier à chaque fois. On peut considérer que c'est acceptable pour de très fort enjeux mais c'est complétement contre productif si vous voulez augmenter votre couverture contractuelle. (et j'espère que c'est le cas et que les acheteurs évitent maintenant de se baser sur les CGA).
Certaines clauses ne passaient pas dans 90% des cas et amenaient à des négociations de juristes pour une application réelle de la clause extrêmement rare.
Donc faire des clauses équilibrés permet de raccourcir le temps passé à négocier et le délai de négociation. L'établissement d'un contrat en devient facile et rapide et votre taux de contractualisation explose ce qui globalement améliore votre sécurité juridique.
Avoir des modèles de contrats adaptés aux besoins
Avoir quelques modèles de contrats pour répondre à des problématiques différentes pourra faire gagner beaucoup de temps dans la préparation du contrat en supprimant des étapes de personnalisation répétitives.
Par exemple, vous comprendrez aisément qu'un contrat d'achat sera différent d'un contrat cadre d'achat ou encore d'un contrat d'achat de prestations intellectuelles pour des consultants.
Ces modèles différents limiteront également la personnalisation du contrat et aura aussi un impact dans le processus de relecture et de validation.
Une autre adaptation des modèles de contrat peut ce faire par l'utilisation de clauses optionnelle qui peuvent être supprimée. Attention, le modèle lui-même doit être prévu pour, pour ne pas générer des problèmes de numérotation et d'appel de paragraphe. Je préconise d'en faire donc des clauses autonomes dans la partie conditions particulières.
Ayez toujours en tête que plus un contrat est simple et court, plus il est rapide à négocier.
Expurger les clauses inutiles, n'est donc pas une perte de temps.
Adapter le circuit de validation et de relecture en fonction des enjeux
Il est très facile de revoir votre processus de validation et de l'adapter au enjeux qui ne sont pas à appréhendez uniquement sur l'aspect financier.
Il ne faut pas oublier :
Les risques réglementaires,
Les risques liés au produit,
Les risques sécuritaires,
Les risques juridiques.
Il est par contre nécessaire de sensibiliser les négociateurs à l'évaluation des risques et surtout à leur faire confiance.
Une fois cela fait, en fonctions de tous les enjeux vous pourrez faire une matrice du processus de signature et même réduire encore le nombre de valideur lorsque le modèle de contrat est utilisé sans modification. Vos N+X vous en remercieront et vos demandeurs seront heureux de la réactivité.
A titre d'exemple, un contrat cadre d'achats équilibré peut être validé dans 40% des cas sans aucune discutions et l'envoi peut se faire de façon massive et réduire drastiquement le temps de négociation pour les autres.
En appliquant ces quelques conseils votre taux de contractualisation devrait augmenter drastiquement mais ils rendront surtout le travail des négociateurs et des juristes plus intéressant.