Le processus de création des contrats est souvent long et complexe et rebute les plus volontaires.
Prenons un exemple classique :
Recherche d'un modèle de contrat,
Adaptation du modèle aux besoins,
Envoi du projet de contrat à l'autre partie,
Etude des remarques,
Négociation des clauses,
Etablissement d'une nouvelle version,
Retour au point 3,
Rédaction d'une fiche de justifications du contrat,
Obtention des accords de signature en interne avec relecture par de multiples personnes,
Signature par la personne autorisée
Envoi du contrat signé,
Réception du contrat signé par les 2 parties,
Stockage des données relatifs au contrat dans une GED,
Stockage de l'original du contrat.
Ce processus participe donc la création de freins importants à la contractualisation :
Processus de validation et de signature pouvant être long et pouvant être incompatible avec les délais opérationnels ,
Contrat long et difficile à adapter au besoin,
Négociation contractuelle longue avec des clauses juridiques pas toujours très bien maîtrisées par les négociateurs avec de multiples aller-retours,
Le besoin de faire appel à des spécialistes du droit pour intervenir dans la négociation
Relecture longue par de multiple personnes.
La conséquence des lourdeurs associées à ce processus est donc un taux de contractualisation très faible ce qui génère un risque contractuel fort.
L'absence de contrat génère plus de risques contractuels que le contrat lui-même.
En l'absence de contrat, qu'est ce qui reste ? Les CGV et les CGA ; deux ingrédients parfaits pour un litige.
Loin de moi l'idée de dire que des étapes de ce processus doivent être supprimées et ne servent qu'à rajouter de l'administratif ou soient considérées en langage lean comme des étapes sans valeur ajoutée.
Commencer par prendre conscience de ce que vous coûte chaque action de ce processus par rapport à ce qu'elle vous rapporte et prochainement nous verrons qu'il est facile de supprimer ou tout du moins de fortement amoindrir tous les freins à la contractualisation en mettant un peu de lean dans vos contrats.
(A suivre...)